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外贸业务小贴士:单据的作用和制作要求

 

你若问外行,国际贸易是做什么的?得到的答案很可能是“国与国之间做商品买卖”,但若问一线业务人员,他们是有八九会告诉你“什么商品买卖,国贸完全是一堆单据的买卖”。事实确也如此,单据在国际贸易往来中占据着十分重要的位置,其背后承载的是物权,单据的转移就代表了物权的转移,也就是“纸质版商品”的流通。同时,单据也是是履行合同的证明、国际结算的基本工具,作为书面凭证,它们还是处理争议、解决纠纷的法律文件。

随着世界贸易规模不断壮大,外贸单据单证种类多、流转慢、质量低,工作程序复杂等一系列问题也开始显现,如今单证制作和管理的的信息化已经十分普遍,但是作为外贸从业者,纸质单据的制作能力依然是工作的基础。

那么制作国际贸易单据的基本要求包括哪些呢?(1)准确是单据的第一要求,务必做到单据与合同规定完全相符,若以信用证方式结算,还要做到“单证一致”,即所有的单据都与信用证一致,“单单一致”,即单据与单据之间相同的内容要一致。(2)完整性,首先各种单证的种类要完整,外贸单证在通过银行议付或托收时是成套而不是单一的,其次每一种单据本身内容必须完备。(3)在国际贸易中的时间性很强,必须满足及时性要求,在信用证项下交单必须掌握装运期、交单期和信用证有效期。(4)单据的内容应按国际贸易惯例填制,力求简明,力戒繁琐。(5)最后,单据必须力求整洁,对于个别错误可以更正,但必在更正处加盖更正章,不可遗漏。

具体工作中,掌握必要的资料和数据是制单的前提,例如,缮制装箱单,就要先取得供货商提供的商品包装资料,缮制发票则需要装箱单、重量单上的相关内容信息,还需结合信用证或合同相关条款。在资料齐备后,核对数据的环节尤为关键,例如要核对商品的品类、规格、包装是否与信用证一致,根据行业习惯或客户需要若要提供细码单,还要逐码核对和计算累积数量。在制单顺序上,出口的一套单证以发票、装箱单为基础,发票是一切单据的中心,因此,一般优先缮制发票,再按发票内容缮制海关发票、原产地证、货运保险单等。

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